Capitolul III . Documentele de organizare si evidenta ale FRTA.
ART.3.0.- Registrul de raspindirii. Este actualizat permanent, avizat saptaminal de Secretar General (sau inlocuitorul acestuia) si evidentiaza actiunile ce se desfasoara in afara sediului FRTA, la care participa membrii federatiei, precum si modul de contactare al acestora in caz de urgenta.Contine urmatoarele rubricii: data, nr.curent, perioada, actiunea, numar de telefon si adresa unde poate fi contactat.
ART.3.1.- Registrul de corespondenta scrisa. Se inregistreaza toata corespondenta scrisa (telex, fax,Email) trimisa sau primita de federatie.
Rubricile registrului : nr. Curent, data (intrare/iesire) persoana responsabila semnatura acestuia. Copiile corespondentei scrise (trimise) si original celei primite vor fi pastrate in dosare speciale.
ART.3.2.- Registrul de activitati zilnice. In acest registru vor fi notate zilnic mesajele verbale sau telefonice, informatiile curente, rezultatele competitiilor desfasurate in tara si din strainatate,etc. Mesajele telefonice de mare importanta si urgenta vor fi verificate pentru asigurarea corectitudinii informatiei si vor fi transmise celor interesati, prin grija personalului.
ART.3.3.-Registrul de evidenta a actiunilor sportive.
Inregistreaza actiunile si referatele definitive ale acestora, prin grija si responsabilitatea Secretarului General ( Secretar Federal).
Contine urmatoarele rubricii: numarul curent si data ( reprezinta si numarul de inregistrare al referatului- conventiei, natura activitatii, perioada , lotul,( persoana beneficiara), observatii, valoarea transportului, cazare, masa, termen de decontare.
ART.3.4.- Referatul de necesitate( organizare a actiuni sportive).
Este intocmit de antrenorul lotului si antrenorul federal, avind la baza datele actiunii ( lotul convocat, perioada, locul in mai multe variante, necesarul de echipament si materiale sumele angajate, programul tehnic, numarul de antrenamente, continutul tematic al acestora, etc si se inainteaza Secretarului General cu minim 30 de zile inaintea declansarii activitatii,pentru a fi coordonate cu sursa de finantare si decide oportunitatea.
ART.3.5.- Functie de solicitariile tehnicienilor, Secretarul General si organizatorul actiunii respective construiesc organizatoric actiunea, cu solutiile financiare cele mai eficiente.
Referatul- conventia – in varianta finala ( program tehnic definitiv, solutia organizatorica finala, calculul estimativ al actiunii si sumele de finantare cu avizul economistului si antrenorului federal, va fi aprobat de secretarul general cu minim 15 zile inainte de inceperea actiunii.
ART.3.6.- Referatul aprobat va fi inregistrat intr-un REGISTRU de evidenta a actiunilor sportive, pastrat intr-un dosar de catre organizator si devine baza legala pentru intocmirea conventiilor si comenziilor de realizare a actiunilor. Cu minimum 3 (trei) zile inaintea inceperii actiunuii, toate demersurile organizatorice vor fi finalizate, existind in acest sens confirmarea partenerilor organizatori- prestatori.
ART.3.7 –Dupa incheierea actiunii, operatiunea de decont se desfasoara intre beneficiari (persoana care a condus actiunea organizator si Economist (Contabil) in urma celui de al doilea control preventiv, definitiv.
ART.3.8.-Referatele pentru actiuni cu implicatie internationala vor fi supuse spre aprobare anticipata si definitiva Secretarului General , ca unic ordonator de credite, conform statutului FRTA.
Art.3.9.- Pentru actiunile internationale Campionat european, mondial se va inainta spre aprobare ANS intreaga documentatie a actiunii , pentru avizare, indiferent de finantare.
